Jak být produktivnější: správa úkolů

V prvním díle tohoto nového seriálu o zvýšení produktivity se podíváme, jak si organizovat úkoly.

O čem seriál bude?

Již delší dobu si pohrávám s myšlenkou, že bych začal psát něco o produktivitě, efektivitě, motivaci a osobním rozvoji. Jednak se jedná o témata, o která se aktivně zajímám, a jednak si troufám tvrdit, že o produktivitě mám co říci. Mám celkem 1,5 pracovního úvazku (výzkumník, software developer), jsem studentem doktorského studia na VUT FIT, se školitelem nám na jaře vyjde již druhá kniha o formálních jazycích, mám přítelkyni, a k tomu všemu i dostatek volného času na čtení knih, sledování seriálů a filmů a další odpočinkové aktivity. V nadcházejících příspěvcích bych se chtěl zaměřit na aktivity, které mají lví podíl na tom, že jsem se z člověka, který celý den hrával gamesky, špatně se stravoval, odkládal práci a měl chaos v tom, co má dělat, dostal tam, kde jsem teď. Předem bych však chtěl upozornit, že u každého to může být jiné, protože každému vyhovuje něco jiného. Berte tedy vše, co napíši, jako možnosti, které můžete zvážit, pokud byste chtěli něco nového vyzkoušet. Taktéž nečekejte odkazy na studie, kde by se prokázalo, že to je opravdu správná cesta. Chci napsat to, co funguje pro mě, a co mám odzkoušené. Třeba se vám to bude hodit na vaší cestě k větší produktivitě a spokojenosti, což by mě potěšilo :).

Dost řečnění, vrhněme se hned na téma tohoto prvního dílu, kterým je správa úkolů.

Jak na správu úkolů?

Začnu první důležitou myšlenkou, která stojí za produktivitou a efektivní správou úkolů:

Dostat to z hlavy.

Cílem je, abyste nemuseli myslet na to, co máte udělat a obávat se, že na něco zapomenete. Využívání (resp. zneužívání) mozkové kapacity na neustálé upomínání úkolů, které jsou potřeba udělat, je značně neefektivní. Určitě to všichni znáte: myslíme na to, co je potřeba udělat do školy, co nakoupit, že je potřeba zaplatit za nájem či pojistku, kdy máte posezení s kamarádem, kdy zajít k doktorovi apod. A tím, že na to musíme neustále myslet, se nemůžeme plně soustředit na vykonávání činností.

Co s tím? Dostat vše z hlavy ven. Pokud dostanete nový úkol, co je potřeba udělat (vypracovat projekt, zaplatit fakturu apod.), zapište si to. Pokud si domluvíte schůzku, zapište si to. Pokud si všimnete, že bude potřeba koupit toaleťák, napište si to. Pokud vás na přednášce něco napadne, poznačte si to a pokračujte v soustředění na přednášku.

Druhou důležitou myšlenkou je:

Udělat si v zaznamenávání systém.

Když už se někdo dostane k tomu, že si úkoly zaznamenává, tak si je většinou píše na papírky, které mé pohozené a polepené všude možně. Nemá ale vůbec přehled o tom, co je potřeba kdy udělat, papírky se časem poztrácejí a důležité věci mu papírky nepřipomenou, protože neumí na sebe ve vhodnou chvíli automaticky upozornit.

Co s tím? Udělat si v zaznamenávání systém a používat vhodné nástroje.

Osobně pro organizovanou správu úkolů používám následující nástroje:

• Tracks (databáze úkolů). Jedná se open-source webovou aplikaci pro správu úkolů. Lze si ji nahodit někam na server či k sobě do PC. V druhém případě mohu doporučit bitnami Tracks, což je balík obsahující vše potřebné pro spuštění Tracks, který si jen stáhnete, rozbalíte a začnete používat. Není potřeba instalovat a konfigurovat webový server, databázový server apod. Já osobně mám Tracks nahozený na svém VPS, takže k němu mám přístup všude, kde je připojení k Internetu.

  Do tohoto systému lze zadávat úkoly, rozdělovat je do kategorií a shlukovat úkoly týkající se jedné aktivity do tzv. projektů (např. vyřešení školního projektu se může skládat z mnoha dílčích činností). Když si zobrazíte daný projekt, tak hned vidíte, které úkoly je potřeba udělat pro jeho dokončení. Po splnění si úkol můžete odškrtnout, což má velmi příjemný efekt na psychiku a vždy se těším, až si úkol splním, protože si jej budu moct odškrtnout :).

  U každého úkolu lze specifikovat jeho deadline (do kdy má být dokončen) a od kdy se vám má začít zobrazovat. Např. pokud víte, že s řešením projektu nemá smysl začínat před čtvrtým semestrem, můžete si nastavit, aby se vám úkol zobrazil až od čtvrtého semestru. V kalendáři úkolů pak vždy vidíte, které úkoly máte naplánované na dnešek, které je potřeba splnit do konce týdne, a které do konce měsíce. Vždy tak vidíte jen úkoly, na kterých je potřeba pracovat.

  Dále si můžete nastavit opakující se úkoly či úkoly, které bude potřeba řešit v daleké budoucnosti. Lze si např. nastavit, aby se vám začátkem každého měsíce zobrazil úkol pro zaplacení nájmu/pojistek, aby se vám každou sobotu zobrazil úkol "zalít květiny", či aby se vám od teď za dva roky zobrazil úkol "vyměnit si občanku, jíž končí 31.12.2016 platnost". Nemusíte se již bát, že na něco zapomenete.

  Ke každému úkolu si můžete dále přiřadit tzv. tagy. Např. si můžete označit, které úkoly máte vyřešit ve škole, které v práci a které doma. Nebo si poznačit, že u úkolu se čeká na někoho jiného. Nebo si tam můžete značit odhadovaný čas, který vám úkol zabere. V neposlední řadě si můžete extra označit dlouhodobější úkoly, na kterých je potřeba průběžně dělat.

  U každého úkolu si lze navíc psát dodatečné poznámky, např. v jakém je úkol stavu a co všechno jste v rámci něj udělali. Kromě toho Tracks umí i mnoho další věcí, ale ty zmíněné výše využívám nejvíce.

• Kalendář. Tracks se hodí na mnoho věcí, ale na některé je vhodnější klasický kalendář. Využívám Lightning, což je add-on do Thunderbirdu. Uvažuji však nad přechodem na Google Calendar, protože potřebuji ke kalendáři přistupovat z mnoha míst, což je u Lightning problematičtější (i když jsem se díval, že tam nějaká možnost synchronizace přibyla, ale tu jsem ještě nestudoval). Aktualizace 2014-02-17: Synchronizaci jsem vyřešil instalací Radicale (kalendářní server) na svou VPS. V Thunderbird jsem si pak nastavil synchronizaci přes tento server. Zkoušel jsem i Google Calendar, ale ten nepodporuje kategorie a problémy jsem měl i u opakujících se akcí.

  Kalendář by vám měl umožňovat zadávání jak jednorázových aktivit (schůzka, návštěvu servisu), tak opakujících se aktivit (přednášky, semináře) s možností si zvolit počet opakování a případně úpravu jednotlivých aktivit mimo ovlivnění ostatních (např. víte, že vám odpadne přednáška za dva týdny). Taktéž je dobré, pokud v něm vidíte státní svátky a případně si tam můžete zadávat termíny dovolené. Především by vám měl ale sloužit na zjištění, zda máte v danou dobu čas, nebo již máte něco neplánovaného, aby se nestávalo takové to klasické "promiň, neuvědomil jsem si, že se máme sejít už zítra a už jsem si na tu dobu domluvil něco jiného".

• Papír a propiska. Tyto starobylé technologie jsou stejně důležité, jako jiné nástroje. Využívám je především následujícími třemi způsoby:

  (1) Vždy, když na něčem pracuji, tak mám u sebe papír s propiskou. Když si při programování vzpomenu, že bude potřeba přidat kontrolu na validitu dat, zapíši si to na papír a pokračuji v tom, co dělám (proč, to se dozvíte v příštím díle). Když mě napadne nový způsob, jak něco udělat, zapíšu si to. Když mě kolega v práci o něco požádá, že je potřeba udělat, zapíšu si to a vrátím se k tomu, až dodělám aktuální věc, na které pracuji. Když úkol dodělám, tak jej zaškrtám a přejdu na další. Tyto úkoly normálně do Tracks nedávám, protože se očekává, že se k nim v brzké době dostanu a jejich zadávání by mě zbytečně zdržovalo. Pokud bude potřeba udělat něco později či to bude na delší dobu, tak si to hodím do Tracks. Až se mi papír zaplní (obvykle používám takové ty trhací bloky o formátu A5 či A6), tak případné zbylé úkoly přepíši na nový papír či do Tracks, udělám si v nich pořádek a začínám tak znovu "s čistým štítem".

  (2) Když zrovna nemám přístup na Tracks, tak si značím poznámky na papír, které si pak přepíši do Tracks. Např. když čtu knihy, tak mám u sebe opět papír, na který si poznačím vše, co mě napadne (co je potřeba udělat, různé nápady jak něco řešit apod.). Důležité to je dostat z hlavy, protože pak na to nemusím myslet a mohu se soustředit na knížku. Stejně tak pokud připravujete jídlo, uklízíte apod. Papír je velmi jednoduchý způsob, jak si udělat poznámky a zbytečně se nenechat vyrušit (něco stylu "když už jsem si to dal do Tracks, tak se hned mrknu na email, a hele, někdo mi poslal odkaz na nové video na youtube, na to musím mrknout atd.").

  (3) Věci, které je potřeba koupit, si píši na papírek, který si pak nechám na místě, na kterém jej najdu, když vyrazím na nákup. Nebo když jsem v práci a přítelkyně mi napíše, že je potřeba něco koupit cestou ze školy, tak si to napíši na lísteček a dám si jej na batoh, abych si to připomněl, až budu z práce odcházet. Hlavní je, že se můžete soustředit na práci, a nemusíte myslet na to, abyste něco nezapomněli koupit. Stejně tak lze papírky využít v jiných situacích. Stačí si je dát na vhodné místo, na které narazíte, až bude potřeba.

• Upomínky. Jako poslední nástroj bych chtěl zmínit upomínkovač. Využívám KAlarm a mobil. Dejme tomu, že mi v práci někdo zavolá, ať se za ním za hodinu zastavím. Napíšu si do upomínkovače upomínku a ten mě upozorní 5 minut dopředu. Nemusím se tak celou hodinu soustředit, abych na to nezapomněl. Nebo když mám někomu v určitou dobu zavolat, tak si nastavím upomínku, aby mi to připomněla.

Mezi další nástroje lze zmínit webový prohlížeč (když narazím na něco, co si chci přečíst, hodím si to do záložek) či mobil (když mě něco napadne cestou do školy a nemám u sebe papír). Další z možností, kterou jsem příliš nerozváděl, jsou TODO soubory, které si můžete umístit do projektu, na kterém pracujete, a psát si související úkoly a poznámky tam (alternativou je použít tzv. Notes v Tracks). Nebo si zřídit úložiště na obecné poznámky a nápady, které vás napadnou, ale nehodí se je mít stále na očích (např. náměty na příspěvky na blog). Všechny tyto nástroje mají jedno společné: dostat vše z hlavy a přehledně to zaznamenat. Fantazii se meze nekladou. Určitě přijdete na to, co vám nejvíce vyhovuje. Možností je spousta.

Jak tyto nástroje efektivně využívat?

Hlavní je, abyste si co nejdříve, jak se dozvíte o novém úkolu, tento úkol poznačili. Pokud vám přijde email, kde vás někdo o něco žádá, hoďte si jej do Tracks. Pokud nemáte přístup k Tracks, tak si jej zapište na papír a při nejbližší příležitosti si jej přepište do Tracks. Nejlepší je, pokud jej máte někde, kde se k němu dostanete při dostupném připojení k Internetu. Pokud se jedná o schůzku či jinou časově závislou aktivitu (přednášku apod.), tak si ji zapište do kalendáře. Pokud si potřebujete něco připomenou v přesně danou dobu, využijte připomínkovač. Na krátkodobější úkoly a dočasné poznámky využívejte papír a propisku.

Chtěl jsem toho napsat víc, ale dívám se, že už tak jsem toho na jeden příspěvek napsal víc než dost. Určitě se o tom ale někdy rozepíšu.

Co bude příště?

Když už víme, jak si úkoly organizovat, tak se můžeme zaměřit na jejich efektivní plánování a plnění. To bude námět příštího dílu.

A co vy? Jaké nástroje používáte na správu úkolů?