V prvním díle našeho seriálu o produktivitě jsme se zaměřili na správu úkolů. Klíčové myšlenky byly dostat to z hlavy a udělat si v zaznamenávání systém. V tomto druhém díle si podíváme na efektivní plánování a plnění úkolů.
Začneme prvním tipem:
Pak nadešel den, kdy jsem se měl daným úkolem zabývat. Úkol jsem si přečetl a začal přemýšlet, co bych měl dělat. Úkol byl složitý, takže za jeden den bych jej určitě nestihl. Bylo v něm spousta záležitostí, které jsem pořádně nechápal. Netušil jsem, kde začít. Místo toho, abych začal něco produktivního dělat, tak se mě zmocnil pocit bezmoci, že toho je na mě moc, že nevím, čím začít, a místo pracování na projektu jsem si začal číst novinky na netu. Úkol jsem odsunul. Další den se ale opakovalo to stejné, přičemž jsem měl zkažený celý den, protože jsem už dopředu byl znechucen tím, že bych na tom úkolu měl začít dělat. Podobný problém jsem vypozoroval i u dalších úkolů. Jelikož mi to začalo vadit, zaměřil jsem se na to, proč mám s úkoly problém a jak z toho ven.
Řešením pro mě bylo, když jsem si začal plánovat krátké a jasně dané úkoly. Když jsem pak měl s úkolem začít, tak bylo jasné, co mám dělat. Nemusel jsem tedy přemýšlet nad tím, jak úkol uchopit a mohl se vrhnout hned na jeho produktivní plnění. Odpadl problém s tím, že bych místo jeho plnění začal dělat něco jiného, protože jsem netušil, co dělat. Teď bylo jasné, co mám dělat.
Abych to uvedl na příkladu, tak místo toho, abych si udělal jediný úkol udělat projekt do předmětu XYZ, tak jsem si jej rozdělil na více úkolů. Například:
Samozřejmě, velikost a pořadí jednotlivých kroků závisí na vás a na projektu, na kterém děláte (slovo projekt je myšleno abstraktně, nemusí se jednat jen o projekt do školy). Když toho bude na vás moc, rozdělte si úkol na menší úkoly. Naopak, když se vám bude dařit, tak klidně zvládnete pět úkolů za sebou. Jde hlavně o tu myšlenku, abyste si naplánovali konkrétní úkoly, které pak můžete začít ihned řešit.
Dalším tipem týkajícím se plánování je:
Poslední myšlenka ohledně plánování je tato:
Efektivní správa a plánování úkolů tvoří jen část úspěchu. I když si budete spravovat a plánovat úkoly sebelépe, tak při absenci jejich efektivního vykonání pohoříte. K plnění úkolů budu mít jen jediný tip, ale o to důležitější. Podle mě se jedná o nejpodstatnější myšlenku stojící za efektivním a produktivním plnění úkolů:
Ilustruji to na příkladu, který určitě všichni znáte. Začnu pracovat na úkolu (sepsat sekci 2.1 do disertačky). Otevřu si vim a jdu začít, ale v tu ránu se mi objeví upozornění, že mi došel email. Jak všichni víme, ringing phone has to be answered a tak se na email mrknu. Je to nějaké vtipné video na youtube. Kouknu na něj. He he, dobrý :). Ale zpět do práce. Začnu se rozkoukávat, co v dané sekci bude. Teď mi ale přišlo upozornění, že mi kamarád píše na jabberu, jak se mi daří, že jsme se dlouho neviděli a zda bych někam nezašel. Tak se s ním chvíli bavím. Teda alespoň jsem si myslel, že to je chvíle. Byla to ale hodina. Už dostávám hlad, tak se jdu najíst. K jídlu si pustím nový Big Bang. Přece nebudu jen tak jíst, aniž bych k tomu dělal něco jiného. Po jídle se vrátím k disertačce. Kde jsem to byl? Aha, zjišťoval jsem, co v sekci bude. Bude tam matematická notace. Jdu si na net zjistit, jak se nejčastěji značí jistý matematický pojem. A hele, na stackexchange se někdo ptá, proč mají pračky okna a myčky na nádobí ne. To by mě zajímalo. Tak si to přečtu, a hned si přečtu i další odkazy, které taky vypadají zajímavě. Alespoň se něco zajímavého dozvím. Ale zpátky k disertačce. Co jsem to vlastně hledal? A jo, jak označit onen matematický pojem. Tak znovu do hledání. Mám dojem, že v některém tabu jsem měl odpověď... OK, nalezeno, mohu pokračovat. V tom mi přijde upozornění, že se někdo koukal na můj profil na linkedin.com. Kdo to byl? Tak se taky mrknu. A hele, je tam můj kamarád, tak mu hned napíšu... Než se nadějete, několik hodin je za vámi, a na disertačce jste nic neudělali :(. Tak snad příště.
Řešením je se striktně držet myšlenky soustředit se v jednom čase na jednu věc. Vypněte emailového klienta. Odhlašte se z jabberu, IRC, ICQ atd. Vypněte prohlížeč. Vypněte vše, co by vás mohlo rozptylovat, a vrhněte se na svůj úkol. Když si budete potřebovat něco dohledat, tak prohlížeč otevřete, ale dohledejte si opravdu jen to, co potřebujete. Nekoukejte se nikam jinam. Pokud na něco zajímavého narazíte, poznačte si to a podíváte se na to později. Neskočte do pasti, že se jen mrknete a hned se vrátíte ke své činnosti. I kdyby to byla pravda, tak se zbytečně odreagujete. Lepší je se ale pokušení vyhýbat. Předem upozorňuji, že to chce značnou dávku sebekontroly, ke které není jednoduché se dopracovat. O tom ale opět někdy jindy. Jeden z důvodů, proč nemám účet na fejsbůku, je to, že vím, že bych na něm strávil většinu svého času. Mám totiž už podobnou zkušenost s jinými stránkami, které fungovaly dříve. A jelikož o tomto problému vím, nebudu se ani vystavovat pokušení, že bych si tam zřídil účet. Za tu ztrátu času a energie mi to nestojí. Raději budu čas investovat jinde.
Dejte si třeba limit, že na úkolu budete pracovat hodinu, a pak se budete moct mrknout na emaily atd. Mnohem lepší je se odreagovat jednou za přesně stanovený čas, než dělat současně několik činností, kdy většina z nich není nijak produktivní. Když ale děláte na úkolu, soustřeďte se pouze na něj. Důležité je, abyste si toto uvědomili sami. To, že jste si o tom teď přečetli, ještě nic moc neznamená. Musíte si sami uvědomit, zda je to pro vás problém, a že byste měli začít pracovat na jeho nápravě.
Pokud bych měl dát někomu jedinou radu, jak vést produktivnější život, tak by to bylo právě soustřeďte se v jednom čase na jednu věc.
To je pro dnešek vše. Příště se podíváme na to, jak si vykonávání úkolů urychlit.
Samozřejmě, pokud máte svůj vlastní tip, jak na efektivní plánování či plnění úkolů, nezapomeňte se o něj poděli v komentáři!
Komentáře
dobré
Jako jeden z mála prokrastinačních odkazů na který jsem narazil (pracuju a najednou si vzpomenu na tebe, jak se ti daří a že jsem dlouho nečetl tvůj blog) je tenhle skutečně užitečný, pokud si člověk vezme ty čtyři hlavní pravidla, napíše si je na papírek a pověsí na zeď za monitorem. Další level je vyhodnocovat jejich plnění každý večer a dělat je měsíc v kuse, aby se z nich stal zvyk. U mě tu už kdysi byl, ale teď se jaksi vytrácí. Produktivita je totiž o neustálém boji. Tak ti děkuji za pěkné shrnutí a jdu zase bojovat. Měj se :)
Pavel
Přidat komentář