Jak být produktivnější: plánování a plnění úkolů

V prvním díle našeho seriálu o produktivitě jsme se zaměřili na správu úkolů. Klíčové myšlenky byly dostat to z hlavy a udělat si v zaznamenávání systém. V tomto druhém díle si podíváme na efektivní plánování a plnění úkolů.

Plánování úkolů

Začneme prvním tipem:

Plánujte si krátké, jasně dané úkoly.

Když jsem s plánováním začínal, tak jsem si dával úkoly typu

• udělat projekt do předmětu XYZ

Pak nadešel den, kdy jsem se měl daným úkolem zabývat. Úkol jsem si přečetl a začal přemýšlet, co bych měl dělat. Úkol byl složitý, takže za jeden den bych jej určitě nestihl. Bylo v něm spousta záležitostí, které jsem pořádně nechápal. Netušil jsem, kde začít. Místo toho, abych začal něco produktivního dělat, tak se mě zmocnil pocit bezmoci, že toho je na mě moc, že nevím, čím začít, a místo pracování na projektu jsem si začal číst novinky na netu. Úkol jsem odsunul. Další den se ale opakovalo to stejné, přičemž jsem měl zkažený celý den, protože jsem už dopředu byl znechucen tím, že bych na tom úkolu měl začít dělat. Podobný problém jsem vypozoroval i u dalších úkolů. Jelikož mi to začalo vadit, zaměřil jsem se na to, proč mám s úkoly problém a jak z toho ven.

Řešením pro mě bylo, když jsem si začal plánovat krátké a jasně dané úkoly. Když jsem pak měl s úkolem začít, tak bylo jasné, co mám dělat. Nemusel jsem tedy přemýšlet nad tím, jak úkol uchopit a mohl se vrhnout hned na jeho produktivní plnění. Odpadl problém s tím, že bych místo jeho plnění začal dělat něco jiného, protože jsem netušil, co dělat. Teď bylo jasné, co mám dělat.

Abych to uvedl na příkladu, tak místo toho, abych si udělal jediný úkol udělat projekt do předmětu XYZ, tak jsem si jej rozdělil na více úkolů. Například:

• nastudovat zadání projektu
• rozvrhnout si projekt
• vytvořit Makefile pro projekt
• implementovat zpracování předaných argumentů
• implementovat čtení vstupních dat
• implementovat zpracování dat při parametru --xxx
• implementovat zpracování dat při parametru --yyy
• implementovat výpis výsledku
• vytvořit systém pro testování programu
• vytvořit testovací vstupy a výstupy
• otestovat projekt pomocí vytvořených vstupů a výstupů
• vytvořit šablonu pro dokumentaci
• sepsat obecné informace do dokumentace
• sepsat návrh programu
• sepsat implementaci programu
• sepsat úvod a závěr dokumentace
• odevzdat projekt

Samozřejmě, velikost a pořadí jednotlivých kroků závisí na vás a na projektu, na kterém děláte (slovo projekt je myšleno abstraktně, nemusí se jednat jen o projekt do školy). Když toho bude na vás moc, rozdělte si úkol na menší úkoly. Naopak, když se vám bude dařit, tak klidně zvládnete pět úkolů za sebou. Jde hlavně o tu myšlenku, abyste si naplánovali konkrétní úkoly, které pak můžete začít ihned řešit.

Dalším tipem týkajícím se plánování je:

Plánujte si další den dopředu.

Místo slova den si můžete dosadit i týden, měsíc atd. Jde především o to, abyste plánovali dopředu. Jeden den beru jako vhodný start, který není příliš náročný na zvládnutí. Každý večer si sedněte a naplánujete si další den. V daný den tak budete mít jasno, čemu se máte věnovat a nebudete nad tím muset přemýšlet. Všiml jsem si totiž, že když si práci nerozvrhnu, tak se v daný den, kdy bych měl být produktivní a plnit úkoly, zabývám otázkami jako Na čem bych měl začít dělat?. Většinou to pak dopadne tak, že začnu dělat na nesmyslech, případně se na práci úplně vybodnu a jdu si číst něco na netu nebo hledat filmy, na které bych se mrkl. Pokud ale mám již dopředu jasno v tom, co dělat, tak mohu prostě začít dělat. Beru to tak, že ten, kdo mi ty úkoly včera naplánoval, věděl, co dělá a co má být hotovo. Je to něco podobného, jako s budíkem ráno. Když mi zvoní budík, tak ihned vstanu, ať se děje cokoliv. Ten, kdo mi jej totiž večer nastavil, dobře věděl, proč to dělá. Důvěřujte tomu člověku. Když se totiž ráno probudíte, tak již tím člověkem nejste (ještě si pospím, vždyť přednáška je až za hodinu). O tom ale někdy jindy.

Poslední myšlenka ohledně plánování je tato:

Začněte den produktivně.

Po experimentování sám na sobě jsem přišel na to, že se má produktivita do značné míry odvíjí od toho, jak v daný den začnu. Pokud začnu tím, že si zkontroluji emaily, mrknu se, co je nového na netu, a k snídani si pustím seriál, tak se mi značně snižuje chuť něco produktivního dělat a mám pak problém se přinutit. Když se ale ráno podívám na svůj plán a začnu prvním úkolem, snídani si sním mimo počítač a zbytečně se nerozptyluji, tak mě práce daleko více baví. Taky mám pak dojem, že toho za den více stihnu a celkově jsem více motivovaný. Proto doporučuji začít den produktivně. Schválně, zkuste si sami na sobě, které činnosti vám k produktivitě přispívají, a které ne. Pokud nemáte problém jít začít pracovat po tom, co se mrknete na emaily či na novinky na netu, tak proč se na ně nemrknout. Pokud ale sami o sobě víte, že se neudržíte (jé, někdo mi něco napsal na fejsbůk a juj, vyšlo nové jádro, jdu kompilovat), tak se zbytečně nevystavujte pokušení.

Plnění úkolů

Efektivní správa a plánování úkolů tvoří jen část úspěchu. I když si budete spravovat a plánovat úkoly sebelépe, tak při absenci jejich efektivního vykonání pohoříte. K plnění úkolů budu mít jen jediný tip, ale o to důležitější. Podle mě se jedná o nejpodstatnější myšlenku stojící za efektivním a produktivním plnění úkolů:

Soustřeďte se v jednom čase na jednu věc.

Když na něčem začnete, věnujte tomu všechen svůj čas a pozornost. Nesnažte se multitaskovat mezi více úkoly. Nenechte se od hlavního úkolu odreagovat. Teprve až danou věc dokončíte či vám vyprší časový limit, který jste si stanovili, věnujte se něčemu dalšímu.

Ilustruji to na příkladu, který určitě všichni znáte. Začnu pracovat na úkolu (sepsat sekci 2.1 do disertačky). Otevřu si vim a jdu začít, ale v tu ránu se mi objeví upozornění, že mi došel email. Jak všichni víme, ringing phone has to be answered a tak se na email mrknu. Je to nějaké vtipné video na youtube. Kouknu na něj. He he, dobrý :). Ale zpět do práce. Začnu se rozkoukávat, co v dané sekci bude. Teď mi ale přišlo upozornění, že mi kamarád píše na jabberu, jak se mi daří, že jsme se dlouho neviděli a zda bych někam nezašel. Tak se s ním chvíli bavím. Teda alespoň jsem si myslel, že to je chvíle. Byla to ale hodina. Už dostávám hlad, tak se jdu najíst. K jídlu si pustím nový Big Bang. Přece nebudu jen tak jíst, aniž bych k tomu dělal něco jiného. Po jídle se vrátím k disertačce. Kde jsem to byl? Aha, zjišťoval jsem, co v sekci bude. Bude tam matematická notace. Jdu si na net zjistit, jak se nejčastěji značí jistý matematický pojem. A hele, na stackexchange se někdo ptá, proč mají pračky okna a myčky na nádobí ne. To by mě zajímalo. Tak si to přečtu, a hned si přečtu i další odkazy, které taky vypadají zajímavě. Alespoň se něco zajímavého dozvím. Ale zpátky k disertačce. Co jsem to vlastně hledal? A jo, jak označit onen matematický pojem. Tak znovu do hledání. Mám dojem, že v některém tabu jsem měl odpověď... OK, nalezeno, mohu pokračovat. V tom mi přijde upozornění, že se někdo koukal na můj profil na linkedin.com. Kdo to byl? Tak se taky mrknu. A hele, je tam můj kamarád, tak mu hned napíšu... Než se nadějete, několik hodin je za vámi, a na disertačce jste nic neudělali :(. Tak snad příště.

Řešením je se striktně držet myšlenky soustředit se v jednom čase na jednu věc. Vypněte emailového klienta. Odhlašte se z jabberu, IRC, ICQ atd. Vypněte prohlížeč. Vypněte vše, co by vás mohlo rozptylovat, a vrhněte se na svůj úkol. Když si budete potřebovat něco dohledat, tak prohlížeč otevřete, ale dohledejte si opravdu jen to, co potřebujete. Nekoukejte se nikam jinam. Pokud na něco zajímavého narazíte, poznačte si to a podíváte se na to později. Neskočte do pasti, že se jen mrknete a hned se vrátíte ke své činnosti. I kdyby to byla pravda, tak se zbytečně odreagujete. Lepší je se ale pokušení vyhýbat. Předem upozorňuji, že to chce značnou dávku sebekontroly, ke které není jednoduché se dopracovat. O tom ale opět někdy jindy. Jeden z důvodů, proč nemám účet na fejsbůku, je to, že vím, že bych na něm strávil většinu svého času. Mám totiž už podobnou zkušenost s jinými stránkami, které fungovaly dříve. A jelikož o tomto problému vím, nebudu se ani vystavovat pokušení, že bych si tam zřídil účet. Za tu ztrátu času a energie mi to nestojí. Raději budu čas investovat jinde.

Dejte si třeba limit, že na úkolu budete pracovat hodinu, a pak se budete moct mrknout na emaily atd. Mnohem lepší je se odreagovat jednou za přesně stanovený čas, než dělat současně několik činností, kdy většina z nich není nijak produktivní. Když ale děláte na úkolu, soustřeďte se pouze na něj. Důležité je, abyste si toto uvědomili sami. To, že jste si o tom teď přečetli, ještě nic moc neznamená. Musíte si sami uvědomit, zda je to pro vás problém, a že byste měli začít pracovat na jeho nápravě.

Pokud bych měl dát někomu jedinou radu, jak vést produktivnější život, tak by to bylo právě soustřeďte se v jednom čase na jednu věc.

Epilog

To je pro dnešek vše. Příště se podíváme na to, jak si vykonávání úkolů urychlit.

Samozřejmě, pokud máte svůj vlastní tip, jak na efektivní plánování či plnění úkolů, nezapomeňte se o něj poděli v komentáři!