Pojďme po delší odmlce pokračovat v našem seriálu o produktivitě. Tentokrát se podíváme na sadu tipů, jak produktivněji pracovat a celkově mít spokojenější život.
Po příchodu do práce si udělejte plán na daný den a nastavte upomínky
Když dorazím do práce, tak první, co udělám je, že si připravím plán na nadcházejících osm hodin. Mám k tomu na počítači vytvořený textový soubor today.txt. Na začátku dne by měl být vždy prázdný. Postupně si projdu své úkoly na dnešek z Tracks (databáze úkolů), proletím emaily a zběžně pročtu nové diskuse na Slacku. Kdykoliv narazím na něco, co mi zabere déle než minutu, tak si to poznačím jako odrážku do onoho texťáku.
Odrážky s úkoly v today.txt se snažím strukturovat do tří částí:
- Kritické či neodkladné věci, které je potřeba vyřešit hned. Obecně jsou to situace typu "hasím oheň". Příkladem mohou být technické potíže s některou z produkčních služeb.
- Hlavní úkoly, kterým bych se měl věnovat z hlediska týdenního plánu či sprintu a které vyžadují soustředěnou práci.
- Ostatní činnosti, které si nevyžadují velké soustředění či nejsou pro dnešní den natolik důležité, že je potřeba je nutně během dneška stihnout.
Když mám plán hotový, tak začnu s vykonáváním jednotlivých bodů, jednoho po druhém. Po skončení každého z úkolů jej z texťáku odstraním. Pokud by vás něco v dokončení úkolu brzdilo (build projektu, běh testů, či čekání na reakci od kolegy), přeskočte na další úkol. Dělejte to ale opatrně, ať se zbytečně neroztěkáte. Řízený multi-tasking je ještě v pořádku, ale pokud to přestanete zvládat a stane se z toho neřízený chaos, ihned se zastavte a vraťte se do single-mode režimu jednoho úkolu v jednom čase.
Zároveň s vytvářením plánu si projděte i svůj kalendář a nastavte si upomínky. Když máte v 10:00 meeting, nastavte si na 9:55 upomínku (či o něco dříve, pokud si např. musíte připravit notebook). Pokud chodíte pravidelně na oběd, nastavte si upomínku, abyste na to v zápalu práce nezapomněli. Pokud musíte z práce odejít v určitou dobu, nastavte si opět upomínku tak, abyste stačili uzavřít svůj pracovní den (víc si o tom povíme za chvilku).
Pokud v průběhu práce narazíte na další úkol, poznačte si jej a pokračujte v práci
Často se stává, že vás v průběhu práce na úkolu něco vyruší. Např. se objeví nový úkol, dostanete ticket na review, na Slacku započne diskuse či si vzpomenete, že jste něco zapomněli udělat. Nebo se může jednat "jen" o myšlenky typu "Teď jsem si vzpomněl na ten film, o kterém mi včera říkal Tom. Měl bych se na něj mrknout na ČSFD." Ať už se jedná o cokoliv, co není urgentní, pouze si to poznačte do today.txt na vhodné místo a vraťte se co nejrychleji ke své práci.
Hlavní je se neroztěkat, protože potom jde soustředění a produktivita do háje. Pokud totiž přerušíte současný úkol a začnete se věnovat úkolu novému, garantuji vám, že se během této doby objeví další úkol či myšlenka. Postupně se dostanete do stavu, kdy máte rozdělaných několik úkolů a už ani nevíte, na čem všem děláte. Nevím jak vás, ale mě vždy takovéto případy neskutečně rozhází. Pokud mám v úkolech řád a nesnažím se bezmyšlenkovitě multi-taskovat, cítím se mnohem lépe, dělám méně chyb a jsem celkově produktivnější.
Věnujte největší část svého dne produktivní práci na hlavních úkolech
Práce na hlavních úkolech, kterým se máte během týdne věnovat, by měly tvořit většinu vaší pracovní doby. Leo Babauta takové úkoly nazývá velké kameny (angl. big rocks). Když pracujete prioritně na důležitých úkolech, není pak problém do práce vměstnat i ty méně důležité, které si nevyžadují tolik pozornosti. Opačný přístup je však problematický. Pokud si celý den prošpikujete přímočarými úkoly, které jsou sice jednoduché na realizaci, ale nikam vás neposunou, budete mít problém se na velké úkoly koncentrovat.
Pomáhá, když máte na hlavní úkoly klid. Zajistěte si tedy pro práci co nejvhodnější prostředí. Např. já se snažím do práce chodit co nejdříve ráno a první čtyři hodiny se věnovat tomu nejdůležitějšímu. V případě, kdy vám ranní vstávání nevyhovuje, můžete chodit do práce později a zůstávat tam déle, než ostatní. Pokud máte klid doma, zkuste si vzít home office. Když je ve firmě místo, kde se tolik nehuláká a nemluví, zkuste si vzít notebook a sednout si tam. Alternativě se zkuste alespoň s kolegy domluvit, zda by všem neprospělo mít na práci větší ticho a např. si vyhradit hodiny klidu na produktivní činnost. Každý jsme sami zodpovědní za svůj pracovní výkon. Snažme se tedy pro to udělat maximum. Když už nic jiného nepomůže, nasaďte si alespoň sluchátka.
Jakmile máte to důležité pro aktuální den hotovo, vrhněte se na postupné plnění přímočařejších úkolů z třetí sekce.
Nekontrolujte neřízeně emaily a služby pro instant messaging
Jak už jste si určitě všimli, jádrem všech tipů je se nenechat roztěkat natolik, že budete mít problém se na práci soustředit. Snažte se proto omezit intervaly, ve kterých koukáte na nové emaily, zprávy na Jabberu či Slacku, nebo nedejbože sociální sítě. Chápu, že ten lajk se sám nepřidá, ale i tak: je to opravdu nutné řešit teď? Jasně, je potřeba reagovat na kritické události typu "přišel alert, že produkční služba je nedostupná" či pomoct kolegovi, který se zasekl a potřebuje to s vámi probrat. Na takovéto události si klidně nechejte zapnuté notifikace. Zbytek notifikací si ale vypněte a snažte se emaily, služby pro instant messaging atd. kontrolovat vědomě. Např. si na to vyhraďte čas po splnění aktuálního úkolu či každou hodinu.
U sebe jsem si konkrétně všiml, že mívám tendenci si hledat rozptýlení, pokud se mi něco nedaří či nevím jak dál. Když si něčeho takového všimnete, tak je to výborné, protože s uvědoměním přichází možnost s tím něco udělat. Z vlastní zkušenosti vím, že pohled na emaily či instant messaging vaší situaci nijak nepomůže. Po návratu k úkolu budete zaseknutí stejně jako předtím, akorát že teď jste roztěkanější. Vhodnější je proto si nutkání kouknout na emaily uvědomit, usmát se, a buď pokračovat v práci, nebo si dát pauzu a skočit si třeba na záchod či pro vodu. Pamatujte na to, že roztěkáním se nic nevyřeší.
S tímto bodem souvisí i to, že byste se neměli snažit být stále online dostupní. Mnoho lidí instant messaging zneužívá i pro případy, kdy by stačil obyčejný email. Vlastně mnohdy ani neočekávají okamžitou odpověď. Když vám tedy přijde notifikace, zvažte, zda je nutné na zprávu reagovat ihned. Pokud ne, poznačte si to do today.txt a vraťte se k práci na aktuálním úkolu. Snažte se pracovat proaktivně (svědomitě si volte, na čem pracovat), nikoliv reaktivně (zběsilé reagování na externí podněty).
Vědomě ukončete svůj pracovní den a doma se pracovním záležitostem nevěnujte
Dopředu se přiznávám, že pro mě osobně je tento tip nejtěžší na realizaci. Vidím v něm však obrovský potenciál pro zlepšení jak osobního, tak i pracovního života, a proto považuji za důležité jej zmínit.
Nastal čas, kdy odejít z práce. Mnoho lidí to dělá tak, že pouze "upustí vercajk" (nářadí), tedy se zvedne a vydá na cestu domů. Pak celý zbytek dne pak přemýšlí nad tím, co měli udělat a neudělali, co zbývá vyřešit za problémy apod. K tomu ještě pro jistotu během večera několikrát zkontrolují pracovní emaily či instant messaging, aby jim něco neuniklo. Ve výsledku si tak vůbec neodpočinou.
Osobně mohu doporučit následující postup. Co jste nestihli udělat z today.txt, tak si naplánujte na zítra ve vaší databázi úkolů. Nenechávejte to v onom texťáku. Ten by měl být každý den prázdný, ať se vám tam nekupí úkoly. Stejně tak pokud víte, že jste nestihli něco dořešit, poznačte si to. Tím, že si to poznačíte dáváte mysli jasný pokyn, že o tom víte a že se k tomu zítra vrátíte. Až máte vše poznačeno, můžete s klidným svědomím odejít.
Když jste pak doma, tak si od pracovních záležitostí odpočiňte. Pokud budete stále myšlenkami v práci, nikomu tím neprospějete. Jednak vás to bude obírat o váš osobní čas, který byste měli věnovat zlepšováním sebe sama a odpočinkem, a jednak budete kvůli nedostatku relaxace následující den v práci méně efektivní. Neotevírejte pracovní email či instant messaging jen kvůli tomu, že by vám něco mohlo ujít. Stejně jako byste se v práci neměli zabývat osobními záležitostmi, neměli byste se po práci zabývat pracovními věcmi. Samozřejmě je naprosto v pořádku se technicky vzdělávat i ve svém osobním životě a doporučuji to. Je ale rozdíl se vzdělávat a řešit věci do práce, za které stejně nedostanete zaplaceno.
Věnujte pozornost tomu, co děláte v osobním volnu
Aplikujte klíčové poznatky z výše uvedených bodů i pro svoje osobní volno. Před tím, než něco začnete dělat si udělejte plán. Při práci na úkolech se zbytečně nerozptylujte. Pokud už se něco objeví, poznačte si to a pokračujte v aktuálním úkolu. Nekontrolujte neřízeně emaily, služby pro instant messaging a sociální média. Upřímně, když už jste doma, vše z minulé věty rovnou vypněte.
Čeho jsem si např. u sebe všiml, tak je, že to nejhorší, co mohu po příchodu z práce domů udělat je si bez plánu sednout za počítač. Začnu pak bezmyšlenkovitě brouzdat po Internetu a koukat na všemožné nesmysly. Než se pak naději, uběhnou dvě hodiny. Nic produktivního jsem všehovšudy neudělal, ani se nedá říct, že bych si odpočinul.
Když nevíte, co byste dělali, počítač raději vypněte a běžte si číst knížku, jděte se projít či si zacvičit. Neseďte jen bezmyšlenkovitě u počítače či televize. Koukání na seriál byste si měli naplánovat a vědomě zvolit, nikoliv se k němu uchýlit jen z toho důvodu, že není nic lepšího na dělání.
Tipy na knihy související s produktivitou
Na závěr bych chtěl dát tipy na několik knih, které se mi velmi líbily:
Výborný článek
Během let jsem došel k velmi podobným závěrům a metodice. Začal jsem si hodně vážit svého času. Znovuobjevil jsem ranní vstávání a vždycky začínám pracovní den tím nejtěžším úkolem.